Libro Unico del Lavoro (LUL): cos'è, come si compila e quanto si conserva

Il Libro Unico del Lavoro (LUL) è il documento in cui il datore di lavoro registra presenze e retribuzioni dei propri dipendenti e collaboratori: sostituisce i vecchi libri paga e matricola e può essere tenuto anche in formato elettronico. Il software paghe lo genera in automatico a partire dalle elaborazioni mensili. La regola generale è che le registrazioni siano effettuate entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento e che il libro sia conservato per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione. Dettagli e casi particolari vanno verificati nella normativa e con il proprio consulente.

Che cosa è il LUL e da dove nasce

Il LUL è stato introdotto dall'articolo 39 del decreto-legge 112 del 2008, convertito dalla legge 133 del 2008, con regole di tenuta dettagliate in un decreto ministeriale del luglio dello stesso anno. Il libro è unico per il datore di lavoro e si compone di due parti: il calendario delle presenze, con ore lavorate, assenze, ferie, permessi e straordinari; e il libro paga, con il dettaglio delle retribuzioni. Il cedolino consegnato al lavoratore corrisponde, in sostanza, alla registrazione paga dello stesso mese.

Chi deve tenere il LUL

L'obbligo riguarda i datori di lavoro privati che occupano lavoratori subordinati, collaboratori coordinati e continuativi e associati in partecipazione con apporto di lavoro, con alcune eccezioni, per esempio il lavoro domestico. Quando le paghe sono affidate a un consulente del lavoro, il libro è generalmente tenuto dallo studio, ma la responsabilità e l'obbligo di avere i documenti a disposizione per le verifiche restano del datore di lavoro.

Come si forma con il software paghe

1. Anagrafica e contratti corretti: senza dati completi il libro è incompleto.
2. Registrazione delle presenze durante il mese: ore ordinarie, straordinari, ferie, malattia, permessi.
3. Elaborazione dei cedolini e quadratura delle voci.
4. Stampa o generazione del libro in un formato digitale, con numerazione progressiva e dati dell'azienda.
5. Conservazione in un archivio digitale o cartaceo secondo le regole.

Il programma deve garantire la numerazione e la coerenza delle registrazioni e impedire modifiche non tracciate dopo la chiusura del periodo.

Tempi e conservazione

Per altri documenti del lavoro (contratti, lettere di assunzione, ricevute dei flussi, documentazione fiscale e contributiva) possono valere termini diversi: per alcune scritture contabili il Codice civile prevede dieci anni, mentre per la documentazione fiscale altre norme hanno scadenze proprie. Non applicare automaticamente i cinque anni a tutto: chiedi al commercialista e al consulente del lavoro una politica di conservazione per ogni categoria di documenti.

Conservazione digitale

Se il LUL è tenuto in elettronico, devi poter dimostrare che il documento non è stato alterato e che è consultabile per tutto il periodo richiesto. Questo si ottiene con un sistema di conservazione che garantisce integrità, leggibilità e reperibilità; alcuni fornitori includono il servizio nel canone, altri lo vendono a parte. Verifica:

• in che formato è prodotto (PDF/A o altro) e come viene firmato o marcato;
• se i dati restano consultabili dopo la disdetta del servizio;
• come si esporta l'archivio quando cambi programma (vedi dati da esportare);
• chi ha accesso e con quali ruoli (azienda, consulente, ispettori).

Esempio di un controllo in sede di verifica

Un ispettore chiede il LUL dei dodici mesi precedenti. Con un software in cloud con archivio integrato, scarichi i file in pochi minuti; con un sistema che lascia i file sul PC di una persona assente, rischi di non produrli in tempo. Anche un cambio di fornitore avvenuto due anni prima può diventare un problema se l'archivio storico non è stato portato via: è un caso reale a cui pensare quando disdici un servizio.

Errori frequenti

• Registrare tardi le presenze o i cedolini, in modo difforme dalla scadenza generale.
• Modificare il libro dopo la chiusura senza traccia delle correzioni.
• Perdere l'archivio alla chiusura del contratto con il fornitore.
• Non separare cedolini e LUL dal resto dei documenti personali, creando problemi di riservatezza.
• Dimenticare di conservare i flussi e le ricevute di UniEMens e F24 accanto al LUL.

Il LUL e il lavoratore

Il lavoratore ha diritto a ricevere il cedolino e può chiedere chiarimenti sulle voci. Il datore di lavoro è tenuto a consegnare il prospetto paga con le informazioni previste. Il LUL non è un documento da consegnare, ma la sua correttezza determina quella dei cedolini. Per il rapporto tra cedolini online e privacy vedi portale dipendenti e privacy.

Quando chiedere aiuto

Per un'ispezione, per un dubbio sui tempi di conservazione di documenti specifici o per una migrazione di archivi molto vecchi, chiedi aiuto al consulente del lavoro e, per gli aspetti privacy, a un professionista. Le regole sono sintetizzate qui per orientarti e vanno verificate sulle fonti ufficiali.

Domande frequenti

Il LUL deve essere vidimato?

No, la vidimazione preventiva dei libri non è più richiesta. Restano gli obblighi di numerazione, regolarità e conservazione.

Posso tenere il LUL solo in PDF?

Sì, se il formato e il sistema di conservazione garantiscono integrità e consultazione. Chiedi al fornitore come sono assicurate.

Chi conserva il LUL se uso un consulente?

In genere lo studio lo gestisce, ma l'azienda deve poterlo ottenere. Stabilisci per iscritto chi conserva e dove.

Cosa fare se cambio software?

Esporta e conserva l'archivio storico prima di disdire; segui la guida alla migrazione.

Fonti e riferimenti

• Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali — Libro Unico del Lavoro e prassi.
• Normattiva — testo del decreto-legge 112/2008 e delle norme collegate.
• INPS — vigilanza e adempimenti contributivi.